Richiesta di preventivo: trasformare WooCommerce in una piattaforma B2B

La ​​settimana scorsa mi ha scritto il direttore di una piccola azienda che vende lubrificanti industriali. L’essenza del suo problema è racchiusa in una frase: “Utilizziamo WooCommerce e normalmente non possiamo accettare richieste di proposte commerciali”. Quella che segue è una storia che sento almeno una volta al mese e da aziende completamente diverse. Il cliente va sul sito, vede il catalogo, trova gli articoli desiderati e poi inizia il circo. Chiama il manager, il manager apre 1C, cerca la merce, raccoglie manualmente il CP in Excel e lo invia per posta. Il cliente chiede di cambiare due posizioni, il manager rifa il file e lo invia nuovamente. Da qualche parte tra la terza e la quarta lettera, qualcuno perde il filo, confonde le versioni del documento e l'accordo rimane sospeso in aria. Ti sembra familiare? Moltissimo per me. Perché abbiamo affrontato questo problema noi stessi prima di costruire un sistema che risolva completamente questo problema, dal primo clic al CP firmato.

Sviluppo e marketing per aziende industriali B2B da oltre un decennio e durante questo periodo sono giunto a una semplice conclusione: WooCommerce è un'ottima piattaforma di e-commerce, ma è completamente impreparata per il B2B. Il pulsante “Acquista” e il carrello sono il paradigma della vendita al dettaglio. Nel mondo del commercio all'ingrosso nessuno acquista da un sito web utilizzando una carta. Il 70% delle transazioni B2B iniziano con una richiesta di preventivo: una richiesta di preventivo, o RFQ in breve. Il cliente vuole conoscere il prezzo per il suo volume specifico, con il suo sconto specifico, con consegna al suo magazzino specifico. E vuole ricevere un documento - bello, con sigillo, con dettagli - da poter mostrare alla sua direzione o al reparto contabilità. Ed è qui che WooCommerce alza le mani, perché non c'è niente del genere in esso.

Ovviamente puoi installare un plugin separato per RFQ. Sul mercato ce ne sono una ventina. Ma sai cosa? L'ho provato. La maggior parte di essi sono semplicemente un modulo di feedback attaccato al carrello. Il cliente invia una richiesta, il manager riceve un'e-mail, quindi tutto è come prima: lavoro manuale in Excel, ping-pong di lettere, perdita di versioni. Nessuno dei plugin che ho testato forniva un flusso di lavoro completo: da una richiesta attraverso negoziazioni fino a una proposta commerciale accettata. Nessuno ha generato un PDF con i dettagli dell'azienda. Nessuno supportava il sistema di dialogo all'interno di WooCommerce, in modo che tutta la corrispondenza sulla transazione fosse in un unico posto. E questo è stato uno dei motivi per cui abbiamo deciso di creare il nostro modulo B2B e di non assemblare un Frankenstein con dieci plugin diversi.

Perché il pulsante Acquista sta uccidendo le vendite B2B

Lasciami spiegare perché il modello WooCommerce standard non funziona per la vendita all'ingrosso ed è importante comprenderlo non solo dal punto di vista tecnico, ma anche dal punto di vista dei processi aziendali. Quando un acquirente al dettaglio arriva sul sito, vede il prezzo, aggiunge il prodotto al carrello, paga con carta e attende la consegna. L’intero processo è lineare, prevedibile, automatizzato. Il manager non è affatto coinvolto, tranne quando sorgono problemi.

Nel B2B tutto funziona in modo sostanzialmente diverso. Il prezzo di un prodotto non è un numero fisso sul cartellino del prezzo. Questo è il risultato di trattative, che dipendono da una dozzina di fattori: volume degli acquisti, storia dei rapporti con il cliente, saldi attuali delle scorte, logistica, stagionalità, situazione competitiva. Lo stesso prodotto può costare 1.500 rubli per un nuovo cliente e 1.200 per un grossista abituale che acquista su pallet. E questo prezzo non è scolpito nella pietra: può essere discusso, puoi chiedere uno sconto aggiuntivo sul volume o concordare un pagamento posticipato. Il pulsante "Acquista per 1.500 rubli" in questo contesto sembra un'offerta per contrattare con una macchina: priva di significato e leggermente offensiva per un acquirente professionista.

Ho riscontrato questo problema con i nostri clienti più e più volte. L'azienda investe denaro in un bellissimo sito web WooCommerce, riempie il catalogo, imposta filtri ed effettua ricerche e riceve zero ordini attraverso il sito. Non perché il sito sia pessimo. Ma perché il cliente all'ingrosso semplicemente non capisce cosa fare con il pulsante “Acquista”. Ha bisogno di un pulsante "Richiedi preventivo". Ha bisogno della possibilità di raccogliere un elenco di posizioni, indicare i volumi desiderati e inviarlo al manager con la nota “necessario CP entro giovedì”. E il manager ha bisogno di uno strumento per rispondere rapidamente a questa richiesta, senza uscire dal pannello di amministrazione di WooCommerce.

Ecco il punto: WooCommerce in realtà contiene tutti gli elementi costitutivi di base per il B2B. C'è un catalogo prodotti, c'è un carrello della spesa come meccanismo per generare un elenco di articoli, c'è un sistema di utenti e ruoli, c'è un'API REST per l'automazione. Manca uno strato: quello dei negoziati. Lo stesso processo in cui cliente e gestore si scambiano offerte, discutono prezzi e condizioni e giungono ad un accordo. È questo strato che abbiamo costruito.

Ad essere onesti, quando abbiamo iniziato a progettare il modulo Richiesta di preventivo, pensavo che sarebbe stato un compito relativamente semplice. Un modulo di richiesta, una tabella nel pannello di amministrazione, la generazione di PDF: sembravano un paio di settimane di lavoro. La realtà si è rivelata più complicata. Perché la RFQ non è una funzione isolata. Questo è il cuore del processo B2B ed è connesso con tutto: con i prezzi, con i gruppi di clienti, con il sistema di notifiche, con il tuo account personale, con i documenti contabili. Non è possibile creare un buon modulo RFQ senza pensare all’intera catena.

Ciclo completo: dal carrello alla ricevuta firmata

Lascia che ti guidi attraverso l'intero processo così come appare con il nostro modulo: attraverso gli occhi del cliente e attraverso gli occhi del manager. Questo è importante perché la bellezza di una soluzione non sta nelle singole caratteristiche, ma nel modo in cui sono collegate tra loro.

Immagina: un acquirente visita il sito di un'azienda all'ingrosso che vende oli industriali. Ha effettuato l'accesso al suo account B2B, il che significa che vede i prezzi che corrispondono al suo gruppo di clienti. Diciamo che fa parte del gruppo "Rivenditori" e ottiene uno sconto del 15% sul prezzo base. Trova gli articoli giusti: olio idraulico HVLP-46 in fusti da 200 litri, olio per compressori VDL-100 in lattina, olio per trasmissioni TM-5 sfuso. Aggiunge ogni articolo al carrello, indicando le quantità richieste. Finora sembra un normale negozio online.

Ma poi arriva ciò che distingue una piattaforma B2B dalla vendita al dettaglio. Al posto del pulsante “Effettua un ordine”, vede il pulsante “Richiedi un preventivo”. Fare clic e si aprirà il modulo di richiesta. È già precompilato: gli articoli dal carrello vengono estratti automaticamente, i dati aziendali vengono presi dal profilo. Il cliente può aggiungere un commento, ad esempio "abbiamo bisogno della consegna a Ekaterinburg, preferibilmente entro la fine del mese, considera uno sconto per il volume". Invia una richiesta.

Cosa sta succedendo per WooCommerce? Viene creata una nuova query nel database con lo stato “Nuovo”. Tutte le posizioni sono archiviate in una tabella separata - con prezzi, quantità, collegamenti ai prodotti. Il manager riceve una notifica via email: "Nuova richiesta di CP da Ural Mechanisms LLC, 3 posizioni per un importo di 847.000 rubli". Allo stesso tempo, nel pannello di amministrazione di WooCommerce viene visualizzata una notifica: la dashboard mostra il numero di richieste non elaborate.

Il manager apre la richiesta nel pannello di amministrazione e vede il quadro completo: chi è il cliente, da quale gruppo, quale cronologia degli acquisti ha, cosa sta richiedendo. E qui inizia la parte più interessante: il sistema di dialogo. Il gestore non accede al client di posta elettronica e non apre Excel. C'è una chat direttamente nella scheda di richiesta, come Conversazioni, come nei sistemi CRM. Il manager scrive: "Buon pomeriggio, Alexey. Per HVLP-46 possiamo offrire un ulteriore sconto del 5% quando ordiniamo 10 barili o più. Per TM-5 alla rinfusa, la quantità minima è di 1000 litri. Prepareremo il posto di comando entro un'ora." Il cliente riceve una notifica via e-mail e può rispondere via e-mail (la risposta viene inserita nel sistema) o tramite il suo account personale sul sito web.

Ho pensato a lungo se questo sistema di dialogo fosse davvero necessario o se fossero sufficienti le notifiche email standard. La pratica ha dimostrato che il dialogo è ciò che distingue uno strumento professionale da un mestiere. Senza di loro tutto scivola nello stesso ping-pong delle email che volevamo eliminare. Quando la corrispondenza per ciascuna richiesta CP viene archiviata in WooCommerce, il manager vede la cronologia completa della comunicazione con il cliente. Se un manager si ammala, il suo collega può riprendere l'affare senza perdere il contesto. Se un cliente chiama con una domanda, il manager apre la scheda di richiesta e vede cosa è stato concordato ieri. Sembra ovvio, ma credetemi, ho visto aziende in cui i manager negoziano i CP nelle loro caselle di posta personali e quando qualcuno se ne va, l'intera storia va con lui.

Quindi il gestore ha preparato una proposta commerciale. Modifica i prezzi nella scheda richiesta: da qualche parte concede uno sconto, da qualche parte modifica la quantità e aggiunge commenti sui termini di consegna e pagamento. Fare clic su "Crea CP" e il sistema genera automaticamente un documento PDF. Non solo una tabella con i prezzi, ma una vera e propria offerta commerciale con intestazione aziendale, logo, dettagli, sigillo e firma. Qualcosa che possa essere stampato, mostrato al regista e allegato al contratto. Lo stato della richiesta cambia automaticamente in “CP inviato”, il cliente riceve un'e-mail con un PDF allegato.

Il cliente apre il PDF, guarda i prezzi, discute con la direzione. Decide che va tutto bene: entra nel suo account personale sul sito, apre una richiesta e fa clic su "Accetta CP". Oppure, se non è soddisfatto, scrive nel dialogo: “Il prezzo per la seconda posizione è alto, i concorrenti offrono l’8% in meno”. Il manager corregge la proposta, genera una nuova versione PDF e la invia nuovamente. Questo ciclo può essere ripetuto tutte le volte che lo desideri: l'intera cronologia delle versioni viene salvata nel sistema.

Quando un preventivo viene accettato, la richiesta viene automaticamente convertita in un ordine WooCommerce a prezzi fissi. Non con i prezzi attuali di catalogo, ma con quelli concordati in fase di trattativa. Questo è un punto fondamentale: il prezzo fissato nel CP non dovrebbe cambiare, anche se il giorno successivo i prezzi nel catalogo fossero aumentati del 10%.

Vorrei entrare più nel dettaglio in alcuni elementi chiave di questo processo perché, come al solito, il diavolo è nei dettagli.

Inizierò con la generazione automatica dei PDF, perché è qui che la maggior parte delle soluzioni sul mercato falliscono. Ho visto plugin che generano un "PDF", essenzialmente una pagina HTML salvata come PDF tramite un browser. Nessun carattere, nessun markup, nessun dettaglio. È un peccato mostrare un documento del genere a un cliente e il reparto contabilità semplicemente non lo accetterà per lavoro. Il nostro generatore di PDF crea un documento che assomiglia ad una vera proposta commerciale, preparata in Word o InDesign. Nell'intestazione è presente il logo dell'azienda e i dettagli completi (TIN, KPP, OGRN, indirizzo legale). Nel corpo è presente una tabella con posizioni, prezzi, quantità, importi. Di seguito sono riportati i totali, le modalità di pagamento e di consegna ed il periodo di validità dell'offerta. E, soprattutto, il timbro e il facsimile della firma della persona autorizzata. Tutto questo è configurato nel pannello di amministrazione: carica un logo, un sigillo, compila i dettagli, seleziona un modello e ogni CP successivo viene generato automaticamente.

Ricordo che uno dei nostri clienti, un'azienda di vendita di cuscinetti, mi mostrò un riduttore che aveva inviato in precedenza. Era un file Excel con un logo inserito come immagine nella cella A1, con i bordi della tabella che si spostavano e le formule che di tanto in tanto volavano via. Il manager ha impiegato 30-40 minuti per preparare ciascun CP, perché metà del tempo è stato dedicato alle difficoltà di formattazione. Dopo il passaggio alla generazione automatica del PDF, questo tempo è stato ridotto a due minuti: fare clic su "Crea CP" e verificare il risultato.

Veniamo ora agli stati delle richieste: sembrerebbe una sciocchezza, ma sono loro che trasformano il caos in un processo controllato. Abbiamo implementato cinque stati: “Nuovo”, “In elaborazione”, “CP inviato”, “Accettato”, “Rifiutato”. Ogni transizione è accompagnata da una notifica via email ad entrambe le parti: il cliente e il manager. Il manager non può dimenticare la richiesta, perché sul dashboard è presente un contatore non elaborato. Il cliente sa sempre a che punto si trova la sua richiesta, perché vede lo stato nel suo account personale. È un cliché sulla trasparenza dei processi, ma fa miracoli per la fiducia dei clienti.

Cosa succede se il cliente non vuole semplicemente chiedere un prezzo, ma vuole fare una controproposta? Per questo esiste il sistema delle Offerte. Il manager crea un'offerta (il proprio CP), il cliente può creare una controproposta (la propria controfferta con altri prezzi), il manager accetta o fa una nuova offerta. Risulta essere un'asta a tutti gli effetti, solo non pubblica, ma uno contro uno. Ho visto come funziona questo meccanismo per il nostro cliente, che vende attrezzature speciali: lì una transazione media passa attraverso tre o quattro round di trattative, e prima tutto ciò veniva fatto per corrispondenza. Ora ogni round rappresenta una nuova offerta nel sistema, con prezzi e condizioni fissi. Se sei mesi dopo il cliente dice “mi hanno promesso questo prezzo”, il manager apre il racconto e mostra esattamente cosa era stato concordato.

Come i gruppi B2B stanno cambiando le regole del gioco

Una richiesta di preventivo non esiste nel vuoto. Il suo valore aumenta notevolmente quando è integrato con un sistema di raggruppamento e prezzi B2B. Lasciatemi spiegare come funziona nel nostro modulo, perché è questa connessione che distingue una soluzione B2B matura da un semplice modulo di feedback.

Ogni cliente B2B appartiene a un gruppo specifico: "Rivenditori", "Grossisti", "Partner VIP", "Vendita al dettaglio". Ogni gruppo ha le proprie regole di prezzo: sconto percentuale dal prezzo base, prezzi all'ingrosso fissi, prezzi scaglionati (più prendi, più economico). Quando un cliente crea una richiesta di CP, i prezzi nel suo carrello sono già calcolati tenendo conto del suo gruppo. Il manager vede il prezzo base, il prezzo cliente e la differenza e può prendere consapevolmente decisioni sugli sconti aggiuntivi, comprendendo il margine.

Mi sono imbattuto in una situazione in cui un manager concedeva uno sconto “dal prezzo base”, non sapendo che il cliente era già nel gruppo con uno sconto del 15%. Di conseguenza, lo sconto totale è stato del 30%, consumando l’intero margine. Questo è impossibile con il nostro sistema: il manager vede il quadro completo dei prezzi direttamente nella scheda di richiesta CP. Vede quale prezzo è fissato per il gruppo del cliente, qual è il prezzo minimo accettabile (prezzo minimo) e può prendere decisioni all'interno di un determinato corridoio.

C'è un'altra cosa che ritengo sia di fondamentale importanza: l'ereditarietà delle regole. I nostri gruppi di clienti sono gerarchici: ad esempio, il gruppo "Regione degli Urali" eredita le regole dai "Rivenditori", ma con uno sconto aggiuntivo del 3% per la logistica. Quando un cliente della regione degli Urali richiede un CP, il sistema applica automaticamente tutti i livelli di prezzo: sconto rivenditore base più bonus regionale. Il manager non ha bisogno di ricordarlo o di calcolarlo manualmente: tutto viene calcolato automaticamente.

Ora parliamo di qualcosa che molte persone trascurano, ma che cambia radicalmente l'efficacia delle vendite B2B: il portafoglio B2B. Questo è un meccanismo di saldo prepagato che abbiamo implementato per i clienti abituali. Funziona in modo semplice: il cliente effettua un pagamento anticipato (ad esempio, trasferisce 500.000 rubli sul conto), tale importo viene accreditato sul suo "portafoglio" in WooCommerce. All'accettazione del CP il pagamento viene addebitato automaticamente sul saldo del Wallet, senza ulteriori operazioni di pagamento.

Perché è necessario? Mi spiego con un esempio. Uno dei nostri clienti, un distributore di oli per auto, ha circa 200 clienti abituali che effettuano ordini ogni settimana. In precedenza, ogni ordine veniva sottoposto a un ciclo completo: fatturazione, attesa del pagamento, controllo della ricevuta, spedizione. Il ciclo ha richiesto 3-5 giorni lavorativi. Con un portafoglio, un cliente abituale ripristina il suo saldo una volta al mese, quindi richiede semplicemente un CP e lo accetta: il denaro viene addebitato immediatamente e la spedizione inizia lo stesso giorno. Il tempo dalla richiesta alla spedizione è stato ridotto da cinque giorni a diverse ore. Per un’azienda in cui il tasso di turnover è un fattore chiave per la redditività, questa è un’enorme differenza.

Il portafoglio è integrato con un sistema di notifica: il cliente riceve un'e-mail quando i fondi vengono accreditati, ogni volta che vengono addebitati e quando viene raggiunto il saldo minimo. Il manager vede il saldo del portafoglio del cliente direttamente nella scheda di richiesta CP e può immediatamente dire: "Hai 340.000 sul tuo saldo, CP per 287.000 - ci sono fondi sufficienti, possiamo spedire oggi". Ciò rimuove un intero livello di comunicazione e accelera notevolmente il processo.

E se lo guardassi dall'altro lato, dal reparto contabilità? Ogni transazione del portafoglio viene registrata con metadati: data, importo, tipo di operazione (deposito, storno, reso), ordine associato o CP. Un contabile può scaricare la cronologia delle transazioni per qualsiasi periodo e confrontarla con un estratto conto. Non abbiamo reinventato la ruota: abbiamo semplicemente fatto ciò che funziona da molto tempo nei sistemi ERP all’ingrosso, solo all’interno di WooCommerce, senza la necessità di implementare un sistema contabile separato.

Notifiche e-mail: l'eroe non celebrato del processo B2B

Potrei scrivere un articolo a parte solo sul sistema di notifiche, perché è una di quelle cose invisibili quando funziona correttamente, ma disastrosamente visibili quando non funzionano bene. Nelle vendite B2B, una notifica mancata è un affare perso. Il cliente ha inviato una richiesta, non ha ricevuto conferma: pensava che il sito non funzionasse e si è rivolto a un concorrente. Il manager non ha visto la nuova richiesta: il cliente aspetta due giorni, si arrabbia e chiama con un reclamo. Situazioni familiari? Li avevamo anche noi, finché non abbiamo creato un sistema di notifica che coprisse ogni fase del processo.

Per ogni evento significativo viene inviata una email sia al cliente che al gestore. Nuova richiesta: il cliente riceve la conferma "La tua richiesta è stata accettata, numero RFQ-2024-0347, il manager ti contatterà entro 2 ore", il manager riceve "Nuova richiesta da Mechanics LLC per 5 posizioni, importo 1,2 milioni di rubli". Il manager ha risposto nel dialogo: il cliente riceve una notifica con il testo del messaggio. Il CP è pronto: il cliente riceve un PDF come allegato. Lo stato è cambiato: entrambe le parti ne sono consapevoli.

Ma ciò che è veramente importante - e questo è ciò che la maggior parte dei plugin non ha - è l'integrazione delle notifiche con il sistema di posta elettronica complessivo del modulo. Non inviamo solo e-mail tramite wp_mail(). Disponiamo di un modulo SMTP completo con tracciamento della consegna, registrazione di ogni lettera inviata e rinvio in caso di errori. Un manager può andare nel registro delle lettere e vedere: "La lettera del CP è stata inviata al cliente alle 14:32, aperta alle 14:47, PDF scaricato alle 15:03." Non è solo una comodità: è uno strumento di gestione delle vendite. Se il cliente ha aperto il CP, ma non ha risposto entro 24 ore, il manager sa che è ora di chiamare e chiarire se ci sono domande. Se la lettera non viene consegnata, il manager lo verrà a sapere immediatamente e potrà contattare il cliente in altro modo.

I modelli di lettera sono configurati nel pannello di amministrazione. Puoi modificare il testo, aggiungere variabili (nome cliente, numero richiesta, elenco articoli, importo), personalizzare il branding (logo, colori, firma). Ogni email ha un aspetto professionale, non come una notifica di sistema di WordPress, ma come la comunicazione aziendale di un'azienda.

Sono particolarmente orgoglioso di una funzionalità che abbiamo aggiunto in seguito al feedback dei clienti. Questo è un riassunto per il leader. Una volta al giorno o una volta alla settimana, il responsabile dell'ufficio commerciale riceve un riepilogo: quante richieste sono pervenute, quante sono state evase, quanti CP sono stati accettati, qual è la conversione, qual è la fattura media. Senza questo riepilogo, il manager è costretto ad entrare nell'area di amministrazione di WooCommerce e calcolare i numeri da solo - e sappiamo tutti quanto spesso i manager lo fanno. Cioè, mai. Ma un'e-mail con due parametri chiave viene aperta e letta da tutti.

Conto personale: portale self-service per grossisti

Sai cosa mi piace delle buone piattaforme B2B? Riducono il carico sui manager offrendo ai clienti l’opportunità di risolvere i problemi da soli. Il tuo account personale in WooCommerce fuori dagli schemi è, per usare un eufemismo, uno spettacolo modesto. Indirizzo di consegna, cronologia degli ordini, modifica della password. Per la vendita al dettaglio: abbastanza. Per il B2B: ridicolmente poco.

Nel nostro modulo, l'account personale di un cliente B2B è un vero e proprio portale self-service. La sezione “Le mie richieste” mostra la cronologia completa di tutte le richieste CP con gli stati attuali. Il cliente vede quali richieste sono in corso, quali CP attendono la sua decisione, quali transazioni sono state completate. Può aprire qualsiasi richiesta e rileggere tutta la corrispondenza con il manager: dialoghi, offerte, controproposte. Può scaricare qualsiasi versione PDF, attuale o precedente.

Ma c'è qualcos'altro. Il cliente può creare una nuova richiesta CP non solo tramite il carrello, ma anche direttamente dal suo account personale. Inoltre, può utilizzare i "Fogli d'acquisto" - set di beni salvati che acquista regolarmente. Diciamo che ogni mese un cliente ordina gli stessi 15 oli. Crea una lista acquisti, la salva e la volta successiva fa semplicemente clic su "Richiedi preventivo per questa lista". Non è necessario sfogliare nuovamente il catalogo, cercare prodotti e aggiungerli al carrello. Tre clic e la richiesta è arrivata al manager.

Ricordo una conversazione con un responsabile delle vendite presso una delle nostre aziende clienti. Ha detto: "In precedenza, passavo metà della mia giornata lavorativa a prendere ordini al telefono: il cliente detta le posizioni, io le inserisco in 1C e controllo la disponibilità. Ora i clienti creano le proprie richieste attraverso il sito web e io passo questo tempo a lavorare con nuovi clienti." Questo manager elaborava 25-30 richieste al giorno invece delle 12-15 di prima, e c'erano meno errori, perché il cliente stesso seleziona gli articoli dal catalogo e non detta al telefono "olio idraulico... cos'è... beh, lo stesso che abbiamo preso l'ultima volta".

I sottoaccount sono un'altra questione fondamentale per il B2B. Nelle grandi aziende, più persone sono coinvolte negli acquisti. C'è un acquirente che genera richieste. C'è un responsabile del reparto approvvigionamenti che coordina. C'è un contabile che controlla i documenti. Il nostro modulo account secondario ti consente di creare utenti aggiuntivi sotto un'azienda B2B, con diritti di accesso diversi. L'acquirente può generare richieste, ma non accettare CP. Il manager può accettare il CP, ma non modificarne i dettagli. Il contabile vede solo i documenti finanziari e la cronologia delle transazioni del portafoglio. Questo non è un lusso: è una vera esigenza per i grandi clienti B2B e se la tua piattaforma non può farlo, stai perdendo grandi clienti che necessitano di queste funzionalità.

Ho pensato a lungo a quanto profondamente dobbiamo integrare la RFQ con altre funzioni B2B. Puoi fare il minimo: un modulo di richiesta, una email al gestore, una risposta manuale. Molte persone lo fanno e formalmente funziona. Ma “funziona” e “funziona bene” sono due livelli diversi. Quando tutti i componenti - gruppi di clienti, prezzi, portafoglio, account secondari, finestre di dialogo, PDF - sono collegati in un unico sistema, nasce una sinergia che non può essere ottenuta incollando insieme cinque diversi plugin. Il manager lavora in un'unica interfaccia, il cliente vede tutto in un unico account personale, i dati non vengono persi quando si passa da un modulo all'altro e il reporting si basa su dati completi e coerenti.

Ed ecco un altro aspetto di cui si parla raramente, ma che è di fondamentale importanza per le aziende con una storia: il controllo delle versioni e l'auditing. Ogni azione nel sistema di richiesta CP viene registrata: chi ha creato la richiesta, chi ha modificato il prezzo, chi ha accettato l'offerta, chi ha generato il PDF. Un anno dopo, quando il cliente afferma che “ci erano state promesse condizioni speciali”, il manager può ripristinare la cronologia completa delle trattative. Per le aziende che lavorano con clienti governativi o grandi aziende, dove ogni centesimo del CP può essere soggetto a verifica, questa non è solo una comodità, ma una necessità.

Vorrei parlare separatamente dell'integrazione con 1C, perché per le aziende russe questo è spesso un fattore decisivo. Il nostro modulo di richiesta KP è integrato con il modulo di sincronizzazione 1C: Trade Management. Cosa significa questo in pratica? Quando un manager crea un CP, i prezzi e i saldi vengono recuperati da 1C in tempo reale. Quando il CP viene accettato e viene creato un ordine WooCommerce, questo ordine viene automaticamente esportato in 1C. La contabilità funziona nel solito sistema, il manager lavora in WooCommerce, il cliente lavora nel suo account personale sul sito. Nessuno inserisce due volte gli stessi dati.

Mi sono imbattuto in aziende in cui il responsabile delle vendite prima accetta un ordine in WooCommerce, quindi ne crea manualmente una copia in 1C, quindi emette una fattura in 1C, quindi la invia al cliente da Outlook. Quattro sistemi, quattro azioni manuali, quattro potenziali punti di errore. Con la nostra connessione, questa è un'azione: accetta il CP, il resto avviene automaticamente.

Parliamo di numeri, perché il business capisce solo il linguaggio del denaro. Il responsabile vendite B2B medio elabora 15-20 richieste di vendita al giorno. Ogni richiesta richiede 30-45 minuti: trova i prodotti nel catalogo o 1C, calcola i prezzi tenendo conto degli sconti, crea una proposta in Excel o Word, invia al cliente, attendi una risposta, adegua, invia nuovamente. Si tratta di 7-10 ore al giorno per un'operazione di routine. Con l'automazione tramite il nostro modulo, il tempo di elaborazione per una richiesta si riduce a 10-15 minuti, perché i prezzi vengono calcolati automaticamente, il PDF viene generato in un secondo e il dialogo si svolge in un unico posto. Un manager può elaborare 40-50 richieste al giorno o dedicare il tempo liberato ad attirare nuovi clienti. Calcola il risparmio: se un manager costa all'azienda 80.000 rubli al mese e la sua efficienza raddoppia, ciò equivale ad assumere un secondo manager senza costi aggiuntivi.

Un altro indicatore che monitoriamo: la conversione di una richiesta CP in un ordine. Per i nostri clienti, prima dell'implementazione del sistema, il tasso di conversione era del 25-35%: su quattro richieste CP, solo una si trasformava in un accordo. Dopo l'implementazione: 45-55%. Perché? Perché la velocità di risposta è aumentata (il cliente non ha tempo di partire per un concorrente), la qualità della proposta è migliorata (PDF professionale invece di Excel storto) e il sistema di promemoria non permette di dimenticare le richieste in sospeso.

Ma sarò onesto: automatizzare le richieste KP non è una bacchetta magica. Non aiuterà se i tuoi prezzi non sono competitivi, se la merce è esaurita, se i manager non sono addestrati a lavorare con il sistema. La tecnologia è un moltiplicatore, non un sostituto, dei processi aziendali. Un buon processo moltiplicato per un buon strumento produce un ottimo risultato. Un cattivo processo moltiplicato per lo stesso strumento produce il caos automatizzato.

Perché lo abbiamo integrato in un unico plugin e non lo abbiamo reso un prodotto separato?

Questa è una domanda che mi viene posta regolarmente e merita una risposta onesta. Sul mercato esistono plug-in RFQ separati: YITH Request a Quote, WooCommerce B2B, NexusPress Quote e una dozzina di altri. Perché non usarli?

Cercherò di rispondere non in astratto, ma con un esempio concreto. Diciamo che hai inserito YITH Request a Quote (uno dei più popolari). Ti fornisce un modulo di richiesta e una notifica via email. Non male. Ma non sa nulla dei tuoi gruppi B2B, perché i gruppi di clienti sono gestiti da un altro plugin (diciamo B2BKing). Non genera PDF: richiede un terzo plug-in (Fatture PDF WooCommerce). Non supporta il portafoglio: il quarto plugin (TeraWallet). Sistema di dialogo? Il quinto plugin o anche un CRM di terze parti. Account secondari? Sesto.

Ti ritroverai con sei plugin di sei diversi sviluppatori che vengono aggiornati in momenti diversi, potrebbero entrare in conflitto tra loro e non comunicare. Il manager funziona in sei diverse interfacce. Il prezzo calcolato in un plugin non viene trasferito ad un altro. Se uno si rompe, tutta la catena andrà in pezzi. E ogni plugin costa $ 50-100 all'anno. Totale: $ 300-600 all'anno, più tempo per l'integrazione e il supporto.

Abbiamo preso una strada diversa. La richiesta di offerta fa parte di un unico modulo B2B, che include gruppi di clienti, prezzi, portafoglio, account secondari, generazione di PDF, sistema di dialogo e notifiche e-mail. Tutti i componenti sono stati sviluppati da un team, utilizzano un database, un sistema di impostazioni, un'interfaccia amministrativa. Quando un cliente del gruppo "Rivenditori" genera una richiesta CP, il sistema applica automaticamente i prezzi del rivenditore, il gestore vede il saldo del portafoglio, la cronologia completa della relazione è disponibile nella finestra di dialogo e viene generato un PDF con i dettagli corretti. Tutto questo: un plugin, una licenza, un aggiornamento.

Ad essere onesti, mettere tutto in un unico plugin è una sfida ingegneristica. È molto più semplice creare un modulo piccolo e altamente specializzato che faccia una cosa. Ma la comodità dell’utente, sia manager che cliente, richiede l’integrazione. Il processo B2B è di natura end-to-end, attraversa tutti gli strati del sistema. Tagliarlo in pezzi isolati significa creare proprio le crepe in cui si perdono dati e tempo.

Mi piace l'analogia con l'auto. Puoi acquistare un motore da un produttore, una trasmissione da un altro, le sospensioni da un terzo e l'elettronica da un quarto. Tecnicamente, possono lavorare insieme, se passi molto tempo ad adattarti. Ma nessuna persona sana di mente lo fa. Acquista un'auto in cui tutti i componenti sono progettati per funzionare insieme. La logica è la stessa con il software aziendale.

A proposito, per quanto riguarda il lato pratico dell'implementazione, voglio sfatare un mito che sento continuamente. "I nostri manager non riescono a capirlo." Sai, lo pensavo anch'io. Quando abbiamo mostrato per la prima volta il sistema ai manager di uno dei progetti, mi aspettavo resistenza. Le persone sono abituate a Excel, alla posta, ai loro piatti e all'improvviso viene loro offerto di lavorare tramite l'interfaccia web di WooCommerce. Ma è successo qualcosa di straordinario: i gestori si sono abituati in mezza giornata. E non i più giovani e tecnicamente avanzati, ma i normali responsabili delle vendite che hanno più di quarant'anni e che considerano Excel l'apice del progresso tecnologico. Perché? Perché l'interfaccia è stata progettata per il loro compito. Non per il compito di uno sviluppatore, non per il compito di un regista, ma proprio per il compito di un manager che elabora ogni giorno decine di richieste.

Quando apri la dashboard, vedi un elenco di richieste con indicatori di stato colorati. Il rosso è nuovo, non trattato. Giallo: al lavoro. Verde - CP è stato inviato, stiamo aspettando la decisione del cliente. Grigio: completato. Il manager capisce immediatamente dov'è l'incendio, cosa richiede attenzione in questo momento. Clicca su una richiesta e vede tutte le informazioni in un'unica schermata: cliente, posizioni, prezzi, dialogo, storico. Non è necessario passare da una scheda all'altra, né cercare la corrispondenza nella posta. Tutto in un unico posto. Sembra banale, ma è proprio questa “banalità” che fa risparmiare al manager dalle due alle tre ore al giorno.

E ancora un dettaglio che sembra una piccola cosa, ma che in pratica si è rivelato fondamentale: risposte rapide nei dialoghi. Abbiamo notato che i manager rispondono ai clienti con le stesse frasi l’80% delle volte. "Grazie per la richiesta, il posto di comando sarà pronto entro un'ora." "La quantità minima per questo articolo è di 5 unità." "Lo sconto per volume è possibile a partire da 10 unità." Abbiamo aggiunto modelli di risposta rapida che un manager può inserire con un clic e modificare se necessario. Una sciocchezza? Ma quando un manager ha 30 richieste al giorno e deve scrivere 2-3 messaggi per ciascuna, il risparmio è notevole. Il tempo è denaro, soprattutto nelle vendite, dove la velocità di risposta è direttamente correlata alla conversione.

Un discorso a parte è la mobilità. Il manager non è sempre seduto al computer. Potrebbe trovarsi a un incontro con un cliente, in viaggio d'affari o in un magazzino. Le persone spesso ci dicono: "Sarebbe fantastico poter vedere le richieste dal tuo telefono e rispondere mentre sei in movimento". Il pannello di amministrazione di WooCommerce non è particolarmente ottimizzato per i dispositivi mobili, ma abbiamo deliberatamente progettato la nostra interfaccia di richiesta CP per funzionare bene sugli schermi mobili. Il manager può aprire una richiesta sul telefono, leggere il dialogo, inviare una risposta rapida, modificare lo stato. Naturalmente, non sarà possibile assemblare completamente un CP da un telefono, ma è del tutto possibile rispondere rapidamente alla richiesta del cliente in modo che non debba aspettare fino a domani.

Un altro punto degno di nota è l'analisi delle richieste KP. I dati sono petrolio e quando tutte le richieste passano attraverso un unico sistema, ottieni analisi che non avresti mai avuto con un processo manuale. Il tempo medio di elaborazione delle richieste è di 47 minuti o 4 ore? Quale manager elabora più velocemente e quale ritarda sistematicamente? Quali sono i prodotti richiesti più spesso? Quale percentuale di richieste proviene da nuovi clienti e quale percentuale da clienti abituali? In che modo la stagionalità influisce sul numero di richieste? Tutto ciò è visibile nei report e ciò consente al capo del reparto vendite di prendere decisioni basate sui dati e non sui sentimenti. Conosco un'azienda in cui, dopo aver implementato l'analisi delle richieste, il CP ha scoperto che un manager elaborava le richieste in media in 52 minuti e un altro in 3 ore. La differenza non stava nella competenza, ma nel fatto che il secondo manager perdeva tempo a cercare i prezzi in 1C perché non sapeva della possibilità di estrarre i dati. Una formazione di cinque minuti ha risolto il problema, ma senza l’analisi nessuno se ne sarebbe accorto.

Sento spesso la domanda: come funziona questa scala? E se non avessimo 20 richieste al giorno, ma 200? O 2000? La risposta è semplice: inizialmente abbiamo progettato il sistema per carichi elevati. Richieste CP, posizioni, offerte, dialoghi: tutto questo è archiviato in tabelle di database personalizzate e non nei metafield di WordPress, come fanno molti plugin. La differenza è fondamentale. Quando hai 50.000 richieste all'anno e ciascuna ha 10 posizioni allegate, si tratta di 500.000 record. Nella tabella wp_postmeta, dove WordPress scarica tutto in fila, un tale volume di dati trasforma qualsiasi richiesta in un'operazione dolorosamente lunga. Nelle tabelle personalizzate con gli indici corretti, gli stessi dati vengono elaborati in millisecondi. Lo abbiamo testato su un sito live con 16.844 prodotti e migliaia di richieste, senza problemi di prestazioni.

E infine sulla sicurezza dei dati, perché le offerte commerciali contengono informazioni riservate: prezzi, sconti, condizioni, dettagli. Tutti gli endpoint API del modulo RFQ sono protetti controllando i diritti di accesso: il cliente vede solo le sue richieste, il manager vede tutto. I file PDF vengono generati sul server e archiviati in una directory sicura non direttamente accessibile tramite un URL. Le conversazioni vengono crittografate durante la trasmissione e l'accesso ad esse è limitato ai partecipanti a una richiesta specifica. Questo può sembrare un requisito ovvio, ma ho visto plugin in cui i PDF delle proposte di vendita venivano archiviati in wp-content/uploads/ con nomi di file prevedibili e chiunque poteva scaricare la proposta di un concorrente semplicemente sostituendo un numero diverso nell'URL. Con il nostro sistema questo è impossibile.

Voglio concludere con un pensiero che potrebbe non sembrare scontato. La richiesta di preventivo non è una funzione tecnica. Questo è il punto di contatto con il cliente, il momento in cui si crea o si interrompe un rapporto commerciale. Ogni richiesta CP è un cliente che è già interessato, ha già trovato il tuo prodotto ed è già pronto al dialogo. L'unica domanda è quanto gli risponderai in modo conveniente, rapido e professionale.

Quando un'ora dopo la richiesta un acquirente riceve una proposta dal design accattivante - con prezzi esatti per il suo gruppo, tenendo conto del suo volume, con sigillo e dettagli - capisce che sta lavorando con un'azienda seria. Quando deve aspettare due giorni affinché il manager assembla manualmente il CP in Excel, pensa che questa azienda sia un disastro. La prima impressione si forma nei primi minuti e il tuo strumento per lavorare con CP è il volto della tua attività per il tuo cliente all'ingrosso.

WooCommerce può essere una potente piattaforma B2B. Non al posto di 1C, non al posto dell'ERP, ma in aggiunta ad essi, come vetrina e portale self-service per i clienti. Ma per fare ciò, è necessario il giusto livello B2B e la RFP è un elemento chiave di quel livello. Abbiamo impiegato centinaia di ore per realizzarlo correttamente: con finestre di dialogo, PDF, portafogli e integrazioni. Se stai costruendo B2B su WooCommerce e desideri che i tuoi clienti non solo scorrano il catalogo, ma acquistino effettivamente attraverso il sito, guarda come funziona. Installa l'e-commerce COS WP Woo, configura il modulo di richiesta CP e mostralo al tuo ufficio commerciale. I manager ti ringrazieranno.